در اغلب نرم افزار های شارژ ساختمان گزارش مالی(بیلان) وجود ندارد و یا اگر وجود دارد، گزارش دهی مناسب با آن چیزی که هیئت مدیره، مدیر ساختمان و یا ساکنین میخواهند ندارد.
به طور کلی این نرم افزار ها برای مجتمع هایی با واحد های کم مناسب است که دریافت شارژ و هزینه های آب و برق و گاز که به صورت نفراتی دریافت میشود مناسب است.
در مجتمع هایی که مدیر ساختمان به تنهایی مدیریت را به عهده دارد و هم کارهای مالی مجتمع را انجام میدهد و حسابدار یا شخص متخصص در زمینه مالی وجود ندارد مطمئنا با مشکلاتی مواجه میشود که حل کردنش بعضا به شکایت ساکنین هم کشیده میشود که در این بخش به این مشکلات اشاره ای میکنیم.
در بیشتر مجتمع ها معمولا بعد از چند سال، نیرو ها (مدیر، یا نیرو های خدمات و یا نیروی های نگهداری تجهیزات و تاسیسات مجتمع) به هر دلیل شخصی و یا نا رضایتی ساکنین و یا هیئت مدیره جای خود را به نیروی جدید میدهند، اینجا حسابدار میتواند با استفاده از فرم های تسویه حساب که در پایان سال یا پایان عقد قرارداد از هر شخص یا پیمانکار گرفته شده را که در بایگانی کامل از مدارک (فرم های تسویه و هزینه ای ،مانده حساب و … ) برای سالیان طولانی جمع آوری کرده است را در اختیار مجتمع قرار دهد که بعد از مدتی با توجه به هر فعل و انفعالی که صورت می پذیرد تمامی این مدارک وجود خواهد داشت که کار را برای مدیر جدید و یا نیروی جدید و از همه مهم تر برای هیت مدیره اسان میسازد.
از سوی دیگر یکی از مشکلاتی که در نبود حسابدار به وجود خواهد امد این است که برخی از ساکنین از نبود گزارش کامل منابع و مصارف (دریافت شارژ و هزینه) اعلام نارضایتی میکنند، و میخواهند بدانند پولی که بابت شارژ از ساکنین دریافت شده صرف چه هزینه هایی شده و آیا تمام واحد ها شارژ پرداخت میکنند و با توجه به پرداخت هزینه های مجتمع و شارژ های دریافتی زیادی که در طی سال از ساکنین صورت میگیرد ،مدیر به تنهایی و بدون کمک حسابدار و برنامه سازمان یافته حسابداری نمیتواند گزارش خوبی از وضعیت هزینه ها و درامد شارژ به ساکنین ارایه دهد.
در این مجتمع ها مدیر ساختمان مجبور است علاوه بر انجام مدیریت و رسیدگی به کارهای شرح وظایف خود یک سری پرداختی ها شامل حقوق پرسنل (لابیمن ها و نیروی خدمات) و پرداخت بابت هزینه نگهداری ماهانه اسانسور ها و موتور خانه و تاسیسات و نگهداری برق و فضای سبز (باغبان) انجام دهد.
با توجه به حجم کار مدیر مساختمان، مسلما مدیریت این مجتمع ها انرژی زیادی را از مدیر میگیرد و ایشان نمیتوانند علاوه بر انجام تمامی این کارها گزارش مالی سازمان یافته ای از مانده حساب (صندوق،بانک،…) و مانده حساب شارژ واحد ها (بدهکار یا بستانکار) و سود و زیان در سال جاری و همچنین ذخایر هزینه (هزینه های عمرانی بابت مستهلک شدن تجهیزات مجتمع )برای سال بعد و همچنین افزایش شارژ با توجه به تورم جامعه را مشخص کند.
بعضا دیده شده نیروی بعد از مدتی کار در مجتمع به هر دلیلی دیگر در این مجتمع مشغول به کار نیست و بعد از گذشت چند سال اقدام به شکایت میکند که حقوقش را کامل دریافت نکرده و از مجتمع طلب کار هست.
و همچنین شاید در بازه زمانی که این نیرو از مجتمع اخراج شده و یا مجتمع را ترک کرده،مدیر و یا هیئت مدیره هم تغیر کرده باشد.
بدین وسیله هیئت مدیره و یا مدیر جدید با توجه به شکایت فرد مذکورنتوانند به خوبی از حق و حقوق مجتمع دفاع کنند. اینجاست که حسابدار میتواند با ارایه مدارک پرداختی طی سال های قبل (فرم های پرداخت حقوق و تسویه حساب) که در یک جای مناسب بایگانی شده است به کمک مجتمع بیاید. و به راحتی بتوانند از حق و حقوق مجتمع در برابر فرد شاکی دفاع کنند.
از دیگر محاسن حسابدار در مجتمع میتوان به کمک درمشاوره افزایش شارژ و تخمین هزینه های سال بعد و ذخایر هزینه های عمرانی اشاره کرد که در اینجا به برخی از موارد در مورد ذخایر هزینه های عمرانی اشاره میکنیم
مستهلک شدن تجهیزات و تاسیسات (آسانسورها،موتورخانه،استخر،نمای ساختمان و …) در سالهای آینده که باید مبلغ مشخصی هر سال به عنوان ذخیره هزینه های عمرانی در حساب تعیین شده قرار دهیم.
یکی دیگر از مسائلی که خیلی وقتها با آن روبه رو میشویم و برایمان مهم است این است که بدانیم چقدر پول در حساب صندوق یا بانک داریم تا بتوانیم برای پرداخت هزینه های مجتمع اقدام لازم را انجام دهیم
اینجانب با توجه به تجربه کاری 10 ساله ای که در زمینه حسابداری مجتمع های مسکونی از جمله(برج باران 1 و مجتمع مسکونی واریان و مجتمع اداری آرمان و برج باران 10 و…) داشته ام ،تمامی این مجتمع ها بدون داشتم سیستم مالی به مشکلاتی بر میخوردند که با به خدمت گرفتن حسابدار به ثبات مالی خوبی رسیده اند.
درخواست مشاورهجهت کسب اطلاعات بیشتر برای مدیریت هرچه بهتر ساختمان خود مقالات ما را مطالعه کنید.
نمایش
